Senior Office Manager

Senior Office Manager

Készen állsz arra, hogy egy dinamikusan fejlődő, nemzetközi (angol / spanyol) tech vállalat működésének központi figurája legyél?

Olyan Senior Office Managert keresünk, aki nem csupán menedzseli az irodát, hanem aktívan formálja és gördülékennyé teszi a mindennapi folyamatainkat. Ha te vagy az, aki a káoszból rendszert teremt, proaktívan támogatod a vezetőséget és a csapatot, miközben izgalmas rendezvényeket is magabiztosan kézben tartasz, akkor ez a pozíció neked szól

A Senior Office Manager kulcsszerepet játszik a vállalat gördülékeny működésének biztosításában, az irodai folyamatok koordinálásában és a szervezet adminisztratív, logisztikai, HR-, pénzügyi és rendezvényszervezési feladatainak magas szintű ellátásában.

Főbb feladatok (fókuszterületek szerint):

1. Stratégiai és Vezetői Támogatás

• Vezető közvetlen támogatása napi szinten, valamint külföldi üzleti utak során logisztikai és adminisztratív háttér biztosítása.
• Eseti vállalati megbízások ellátása a vezetőség iránymutatásával.
• Megbeszélések szervezése, naptárkezelés, belső és külső partnerekkel való kapcsolattartás.

2. Irodai Menedzsment és Adminisztráció

• Adminisztratív folyamatok koordinálása és hatékony működtetése.
• Dokumentumkezelés: aláírások nyomon követése, dokumentumok rendszerezése, archiválása és mentése.
• Beszerzési folyamatok támogatása, nyilvántartások és dokumentáció naprakészen tartása.
• Minőségi auditok és ellenőrzések támogatása, fejlesztési javaslatok megfogalmazása.

3. Pénzügyi, Jogi és HR Támogatás

• HR-feladatok támogatása (Be- és kilépési folyamatok; Munkaszerződések kezelése; Kapcsolattartás a jogi tanácsadóval).
• Pénzügyi és szerződéskezelési folyamatok támogatása: együttműködés a pénzügyi és jogi csapattal, szerződések nyilvántartása, aláíratása és nyomon követése.

4. Rendezvényszervezés és Marketing Támogatás

• Céges események (kisebb belső és nagyobb vállalati rendezvények) teljes körű megszervezése.
• FedEx Friday alkalmak néhány havonta történő megszervezése és lebonyolítása.
• Az éves Budapest AI and Security Symposium ) teljes körű koordinálása (helyszín, program, ellátás, kommunikáció, résztvevők tájékoztatása).
• Marketingcsapat támogatása: kisebb kiadványok szerkesztése és előkészítése.

5. IT, Rendszerüzemeltetés és Projektek

• Részvétel a vállalat Cyber Security platformjának kialakításában és tesztelésében (GitHub visszajelzések).
• A jogosultságkezelő rendszer kezelése, a céges szintű hozzáférések és jogosultságok menedzselése.
• Aktív részvétel a vállalat Kaseya programcsomagra történő átállásában, az adatok és tartalmak strukturált transzformálásának támogatása.
• Ügyfelekkel kapcsolattartás, rendszeres telefonos vagy személyes meetingek.

Az ideális jelölt:

• Legalább 3-5 év releváns tapasztalattal rendelkezik Office Manager, Executive Assistant vagy hasonló adminisztratív/operatív szerepkörben, lehetőleg IT vagy tech szektorban.
• Kiváló kommunikációs készséggel bír magyarul és angolul egyaránt (írásban és szóban); a spanyol nyelvtudás komoly előnyt jelent.
• Proaktív, önálló és felelősségteljes munkavégzés jellemzi, "can-do" attitűddel.
• Kiváló szervező- és problémamegoldó képességgel rendelkezik, több feladatot is képes párhuzamosan menedzselni.
• Magas szintű precizitás és diszkréció jellemzi, különösen a bizalmas információk kezelésében.
• Magabiztosan kezeli az MS Office programokat (Word, Excel, PowerPoint) és nyitott új szoftverek (pl. JIRA, Kaseya, GitHub) megismerésére.
• B kategóriás jogosítvány és vezetési tapasztalat.

Előnyök:

• IT vagy kiberbiztonsági területen szerzett tapasztalat.
• Rendezvényszervezésben szerzett tapasztalat.
• JIRA vagy hasonló projektmenedzsment eszköz ismerete.

Amit kínálunk:

• Valódi impact

: Nálunk nem csak egy fogaskerék leszel. Közvetlen hatással lehetsz a vállalat működésére, biztonsági kultúrájára és olyan kiemelt projektekre, mint a
- Mesterséges Intelligencia

: Nálunk nem csak a legkorszerűbb technológiák állnak majd rendelkezésedre, de rendszeres személyes oktatásban is lehet részed egyetemi oktatóktól is.
- Szakmai sokszínűség

: Ez nem egy monoton irodavezetői pozíció. A feladatok széles skálán mozognak a HR-től és pénzügytől kezdve az IT-rendszerek kezelésén át a csúcstechnológiás rendezvények szervezéséig.
- Rugalmasság és bizalom

: Támogatjuk a home office-t, de hiszünk a személyes együttműködés erejében is. A havi irodai napok célja a csapatkohézió erősítése egy támogató, emberközpontú légkörben.
- Stabil, fejlődő nemzetközi környezet.
- Változatos, önálló munkakör

, ahol valós hatása van a vállalat működésére.
- Támogató, emberközpontú csapat

és vállalati kultúra.
- Lehetőség a vállalat arculatát

és belső folyamatait formálni.

Munkavégzés helye:

Budapest vagy Gödöllő (Home office lehetőséggel, havi irodai napokkal)

• Munkaidő:

Teljes munkaidő (heti 40 óra)